Getting Things Done: Mit dieser Technik steigerst Du Deine Produktivität

Auch Du kennst es nur zu gut aus Deinem Alltag: Aus allen Richtungen prasseln Termine, Aufgaben, Wünsche und Forderungen auf Dich ein, nebenbei musst Du auch noch Deine Freizeit organisieren, außerdem wolltest Du noch ein Geburtstagsgeschenk für Deinen besten Freund besorgen, einen Kuchen für die Feier backen… und irgendwann auch mal entspannen. In Sachen Selbstorganisation musst Du also ein wahrer Meister sein, damit Du alles zeitlich schaffst und auch garantiert nichts vergisst. 

Der Trainer und Managementberater David Allen hat dafür eine Methode entwickelt, die auf den ersten Blick nach zusätzlicher Arbeit klingt – Dich aber zuverlässig entlastet. Und so funktioniert sie:

David Allen hat gut erkannt, welche Wunder das menschliche Gehirn vollbringen kann – und wo es einfach an seine Grenzen stoßen muss. So sind wir beispielsweise mit einer Festplatte ausgestattet, die über eine schier grenzenlose Kapazität verfügt. Der Haken an der Sache: Wir müssen uns mit einem vergleichsweise winzigen Arbeitsspeicher zufriedengeben. Multitasking erlaubt uns dieser nur in einem sehr geringen Maße, daher gibt es eigentlich nur eine logische Konsequenz, die David Allen unter dem Kürzel GTD (Getting Things Done) zusammengefasst hat: Auslagern. Und zwar ganz konsequent. Du kannst nicht an alle wichtigen Dinge Deines Alltags gleichzeitig denken, sondern fokussierst Dich bei dieser Methode auf genau das, was genau in diesem Moment relevant ist.

Für GTD arbeitest Du mit 4 Listen, die Du sowohl in klassischer Papierform als auch in einem digitalen Medium führen kannst:

1. Aktionsliste: Auf diese schreibst Du alle Aktionen, die Du an einem Tag zu erledigen hast. Dafür nutzt Du am besten eine Form, bei der Du nicht länger nachdenken musst. Beispiel? Schreibe nicht „einkaufen“ sondern „Wasser und Käse kaufen“. Wichtig sind auch gleich die damit verbundenen Aspekte: Welches Verkehrsmittel nutzt du? Musst Du Bargeld mitnehmen oder zahlst Du mit Karte? Gerne kannst Du hier auch mit Piktogrammen arbeiten. Erledigte Aktionen werden selbstverständlich abgehakt.

2. Kalender: Ohne Terminkalender geht heute nichts mehr. Wahrscheinlich wird dieser auch bei Dir wie ein Stundenplan ausschauen. Wenn Du ihn stets mit Dir führst, kann mit Deiner terminlichen Organisation eigentlich nichts mehr schiefgehen.

3. Projektliste: Alle Aufgaben, die Du nicht mit einer einzigen Aktion erledigen kannst, kommen auf die Projektliste. Schnittmengen zwischen den Listen sind übrigens erlaubt und gewünscht. Wenn Du also gerade dabei bist, eine Hundehütte zu bauen, so kann diese Arbeit in allen drei Listen untergebracht werden. Aktion: „Arbeit an der Hundehütte“, Termin: „18:00 – 19:00 Uhr“. Projekt: „Hundehütte für Bello“. 

4. Delegierungs-Liste: Die Lieblingsliste all jener, die richtig viel zu tun haben. Denn hier landen alle Aufgaben, die man weiterdelegieren kann. Für Chefs ist eine solche Liste natürlich eine der Geschäftsgrundlagen, aber auch im privaten Rahmen können sie sinnvoll sein: Den Einkauf kann womöglich auch die Tochter erledigen, während sich der Sohn um Feuerholz für den Kamin kümmert und die Frau das Abendessen zubereitet. So bleibt endlich ein Zeitfenster, um die Steuererklärung zu machen.

Grundsätzlich kommen nur die Dinge auf die Listen, die wirklich zu erledigen sind. Freizeitaktionen gehören natürlich dazu, zeitraubender Müll allerdings nicht. Außerdem ist nach Dauer der Aktion und Präferenz zu unterscheiden. 

Dabei legt David Allen großen Wert auf die 2-Minuten-Regel: Wichtige Dinge, die sich in weniger als 2 Minuten erledigen lassen, sollten sofort gemacht werden. Denn dann sind sie raus aus dem Kopf und schaffen auf diese Weise Kapazitäten für andere Vorhaben.

Bei allen Dingen, die länger als zwei Minuten dauern, spricht David Allen bereits von einem „Projekt“. Das mag sich für die Runde mit dem Hund vielleicht etwas zu aufgebauscht anhören, ist aber wichtig für das eigene Zeitmanagement. 

Ganz wichtig:

Auch Kleinigkeiten werden aufgeschrieben und nach ihrer Erledigung wieder abgehakt. Das klingt anfangs etwas mühsam, spart aber letztendlich viel Zeit. Dabei gilt es auch, die eigenen Listen stets aktuell zu halten. Es bringt also nichts, wenn die Liste auf den Frühstückstisch liegen bleibt, im Laufe des Tages aber andernorts jede Menge Aufgaben auf Dich einprasseln. Denn damit ist die Liste von morgens bereits wieder obsolet. Außerdem dürfen die Formulierungen in den eigenen Listen gerne positiv sein. Statt „Bad putzen“ kannst Du auch schreiben „erst Bad putzen, dann Feierabendbier“. Klingt gleich viel besser, oder?

Und nun: Gutes Selbst-Organisieren!