Bevor es um einzelne Tricks und Kniffe geht, sollest Du Dir einen Aspekt unbedingt klarmachen: Du bist keine Maschine und Du wirst auch nie eine sein. Fertig, Punkt, aus. Sicherlich gibt es sinnvolle Strategien, wie Du Deine mentale Fitness und Deine fachlichen Kompetenzen steigern kannst. Doch Dein Gehirn wird sich nicht einfach auf mehr Effizienz programmieren lassen. Genauso wenig, wie Du auf die Dauer unbegrenzt länger durchhalten kannst. Irgendwo ist eben eine Grenze erreicht.
Was Dich aber nicht aufzuhalten braucht. Denn wenngleich Hypereffizienz eine Schnapsidee ist, lohnt es sich doch, genau darüber nachzudenken, was sinnvoll geschafft werden kann. Also: Gekonnt eigene Prioritäten setzen und in einer bestimmten Zeit etwas Brauchbares schaffen! Dabei helfen Dir die folgenden 5 Punkte:
Gerne auch als „Ruder des Tages“ bezeichnet, deutet Dir die erste Arbeitstagstunde an, was aus dem Rest des Tages werden könnte. Deswegen ist sie ideal dafür, alles anzugehen, was Dir viel Konzentration und Einsatz abverlangt. Im Umkehrschluss wirkt jede größere (!) Herausforderung, die Du jetzt bewältigst, doppelt motivierend. Von daher: Lass‘ Dich nicht von schnöden E-Mails ablenken, sondern gehe diese lieber später an. Ansonsten können Dich Ablenkungen und Irritationen für den Rest des Arbeitstages herunterziehen. Und das muss ja nicht sein.
Tom Stafford, ein Kognitionswissenschaftler, ist von folgendem Trick überzeugt: Wer E-Mails erst nach 16.30 Uhr beantworten oder losschickt, wird die Antwort wohl erst am nächsten Tag erhalten. In der Konsequenz hast Du damit mehr Zeit für andere Dinge, weil es deutlich unwahrscheinlicher ist, dass Dir noch am selben Tag „nur einmal schnell“ in Deine eigene Planung grätscht. Gleichzeitig dürfte es Dir im Sinne des „Batchings“ entgegenkommen, dass Du produktiver bist, je mehr vergleichbare Aufgaben Du in einem zeitlichen Rusch angehst. Will heißen: Wechselst Du permanent zwischen unterschiedlichen Aufgabentypen hin und her, wirst Du nicht so effektiv wie möglich sein. Nimmst Du Dir jedoch beispielsweise alle Mails auf einen Packen zu eine bestimmten Zeitpunkt vor, wird der positive Geschwindigkeitseffekt deutlich stärker sein.
Beim Umgang mit Zeit gibt es zwei verschiedene Modelle: Einmal die sinnvolle Investition (wie beispielsweise eine gut gemachte Geldanlage) – und auf der anderen Seite die Zeitinvestition in einen Zeitfresser. Wofür Du Dich dabei idealerweise entscheidest liegt auf der Hand. Aber manchmal ist es gar nicht so einfach, festzustellen, an welcher Stelle es sich lohnt, Zeit aufzuwenden. Um einen möglichst großen positiven Effekt zu erzielen, solltest Du Dir dafür auch jeden Fall mehrere ruhige Momente nehmen. Außerdem ist immer zu bedenken, ob sich das Weiter-Delegieren oder das Selbst-Übernehmen eher lohnen.
Sicher, wenn die Bude bei der Arbeit brennt, gibt es kaum etwas Schöneres, als vom Sumpfen auf dem Sofa zu träumen. Wenn es dann jedoch so weit ist, wirst Du dies wahrscheinlich als gar nicht so befriedigend wie gedacht empfinden. Laut Forschungen macht nämlich auch in der Freizeit ein gewisser Plan Sinn: An welchem Kurs willst Du teilnehmen? Welches Hobby möchtest Du vertiefen? Und für wen willst Du Dir wann ganz konkret Zeit nehmen? Alles wichtige Fragen, die Dir dabei helfen, einen Plan zu entwickeln. Und wenn dann der Plan zur umgesetzten Realität wird, erlebst Du gleich das gute Gefühl einen Fortschritt erreicht zu haben.
Zugegeben, die meisten kennen sie vom Pasta- oder vom Eierkochen. Doch selbst davon abgesehen hat ein Küchentimer einen nicht zu unterschätzenden Mehrwert. Mit ihm kannst Du Dir Deine Zeit spielend leicht nach der Empfehlung von Leistungscoach Tony Schwartz in 90-30-Minuten-Blöcke einteilen: 90 Minuten zum konzentrierten Arbeiten und 30 Minuten für eine ganz entspannte Pause. Damit wirst Du angeblich sogar Herr über sehr anspruchsvolle Aufgaben. Und wenn es ganz hart auf hart kommt: 5 Minuten Spontan-Pause vor dem totalen Zusammenbruch haben noch fast jeden gerettet …
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